EpassiBIKE - Pyöräetupolitiikka

Pyöräetupolitiikka

Sisältö:

1. Polkupyöräetu

2. Luontoisedun vaikutus palkkaan

3. Työsuhdepyörien hankinta ja hallinnointi

4. Pyörän vakuuttaminen

5. Työsuhdepyörän huoltaminen

6. Työsuhdepyörän vuokra-ajan päättäminen

    6.1. Pyörän palauttaminen

    6.2. Pyörän lunastaminen vuokra-ajan päätyttyä

    6.3. Pyörän sopimuksen päättäminen kesken Vuokrakauden

    6.4. Pyörän siirto uudelle työnantajalle

7. Sopimuksen purkaminen

8. Työnantajan tekemät muutokset

9. Työntekijän poissaolot

10. Muut tilanteet ja huomioitavat asiat

11. Ehtojen hyväksyminen

 

1. Polkupyöräetu

Työsuhdepyörä on veroton luontoisetu, jonka yritys (jäljempänä "Työnantaja") hankkii henkilöstönsä jäsenen tai pyöräedun käyttäjän (jäljempänä "Työntekijä" tai "Käyttäjä") käyttöön leasing-sopimuksella Palveluntarjoajalta Epassi Finland Oy:ltä (y: 3220764-7), (jäljempänä "Epassi" tai "Palveluntarjoaja"). 

Pyörää saa käyttää vapaasti niin työmatkoilla, kuin vapaa-ajallakin. Edun piiriin kuuluu kaikki pyörät perinteisistä malleista sähköpyöriin (työsuhde-etujen lainsäädännön tai -verokohtelun ja työnantajan sääntöjen mukaan). Pyörän voi ostaa Epassin pyöräliikekumppaneilta. Veroetu edellyttää, että Työsuhdepyörän hankinnasta vastaa Työnantaja. Leasing-kauden päätteeksi Työntekijällä on oikeus lunastaa Vuokrakohteet (jäljempänä ”Pyörä” tai ”Pyöräpaketti”) maksamalla loppusumma, tai hän voi palauttaa Pyörän Epassille. Veroton pyöräetu vuonna 2022 on yhteensä 1,200 euroa vuodessa. Henkilöstöllä on tämän Polkupyöräetupolitiikan mukaisesti määriteltyjen edellytyksin ja ehdoin mahdollisuus polkupyöräetuun (jäljempänä ”Pyöräetu”). Näitä ehtoja sovelletaan ensisijaisesti kaikissa tässä dokumentissa määritetyissä tapauksissa, ellei Työnantaja ole Työntekijän kanssa toisin sopinut. Työnantajalla on yksipuolinen oikeus tehdä muutoksia tämän sopimuksen Työnantajan ja Työntekijän välisiin ehtoihin. Työntekijän tulee tutustua mahdolliseen yrityskohtaiseen pyöräetupolitiikkaan ja työnantajan tähän dokumenttiin tekemiin muutoksiin. Työnantajalla ei ole oikeutta tehdä muutoksia Palveluntarjoajaa tai kolmansia osapuolia koskeviin ehtoihin.

2. Luontoisedun vaikutus palkkaan

Pyöräetu on luontoisetu, joka voidaan ottaa osana Työntekijän kokonaispalkkaa, jolloin Työntekijälle maksettava rahapalkka alenee edun verran. Yritys voi tarjota pyöräedun palkan päälle tai tukea pyöräetua ennalta sovitulla osuudella. Epassi ei ota kantaa siihen, miten Työntekijä ja Työnantaja sopivat pyöräedun käsittelyn palkanlaskennassa. Lähtökohtaisesti pyöräetu vähennetään täysimääräisesti Työntekijän palkasta, ellei muuten ole Työntekijän ja Työnantajan välillä sovittu.

Polkupyöräedun verotusarvo lasketaan kuukausikohtaisena verotusarvona verohallituksen kulloinkin vahvistamien verotusarvojen mukaisesti. Tässä Pyöräedussa luontoisedun arvo on useimmiten verohallituksen määrittelemä verovapaan luontoisedun arvon verran, joka vuonna 2022 on 100 €/kk. Kuukausivuokran määrä voi olla myös yli 100 €/kk, mutta 100 €/kk ylimenevä osuus ei ole verovapaata.

3. Työsuhdepyörien hankinta ja hallinnointi

Työsuhdepolkupyörien hallinnoinnista vastaa Epassi, joka toimii pyöräedun palveluntarjoajana Työnantajalle. Epassi tekee yhteistyötä kolmansien osapuolien kuten rahoitus- ja vakuutusyhtiöiden kanssa.

TÄRKEÄÄ ASIAA ENNEN PYÖRÄN KÄYTTÖÖNOTTOA:
Työntekijä on velvollinen ilmoittamaan Epassille pyörän toimituspäivämäärän ja milloin pyörä on vastaanotettu. Työntekijä on velvollinen tarkistamaan Pyörän ja sen varusteet huolellisesti sekä varmistamaan sen toimintakunnon. Huomioi, että tiedot pyörätoimituksen vastaanottamisesta ja kuittaamisesta ovat välttämättömiä esimerkiksi vakuutuksen ottamiselle ja Pyörä on Työntekijän vastuulla, kunnes vakuutus on otettu. Työntekijä on siis itse vastuullinen mahdollisista kustannuksista ja vastuista, jotka ovat aiheutuneet toimituksen hyväksymisilmoituksen tai muiden tietojen toimittamatta jättämisestä tai niiden viivästyneestä toimittamisesta, jotka voidaan vähentää Työntekijän palkasta. Mikäli vuokrakohde on virheellinen tai siinä on puute tai virhe, tai toimitus on viivästynyt, Työntekijän tulee välittömästi kirjallisesti reklamoida virheestä myyjälle sekä toimittaa kopio reklamaatiosta Epassille. Mikäli ilmoitusta toimituksen viivästymisestä tai reklamaatiosta ei ole toimitettu Työntekijän tai Työnantajan toimesta Epassille kuuden (6) arkipäivän sisällä siitä, kun Epassi on antanut vuokrakohteille luovutusluvan myyjäliikkeelle, Epassi katsoo vuokrakohteet toimitetuksi ja hyväksytyksi. Mikäli vuokrakohteiden toimitus on viivästynyt, katsotaan vuokrakohteet hyväksytyksi viimeistään toisena (2) toimituksen jälkeisenä päivänä.

Pyöräpaketin hinta:
Pyöräpaketin hintaa ei ole rajoitettu. Vuokrakausi on pisimmillään 48 kuukautta ellei muuten sovita. Pyörän vuokrajakso (jäljempänä ”Vuokrajakso”) on aina yksi kuukausi. Luontoisedun arvo on noin 100 €/kk, mutta voi vaihdella. Mitä kalliimman Pyörän Työntekijä hankkii, sen pidempi on myös Vuokrakausi. Mikäli Työntekijä maksaa itse osan Pyörän hinnasta ostovaiheessa niin tulee huomioida seuraavat asiat:

- Vakuutus otetaan koko pyöräpaketin summalle.
- Vuokra-ajan pyörä on rahoitusyhtiön omaisuutta, eli vaikka itse maksatkin osan pyörän hinnasta sinulle ei muodostu omistusoikeutta.

Epassibike.fi -sivustolla olevalla laskurilla Työntekijä voi vertailla erihintaisten polkupyöräpakettien hankintaa ja hinnan vaikutusta vuokra-aikaan, sekä paljonko paketti kokonaisuudessaan kustantaa nettopalkan vähennyksenä. Laskurin arvot ovat suuntaa-antavia.

Työntekijä on työsuhdepolkupyörän käyttäjä, sekä haltija ja on velvollinen huolehtimaan, että kaikki työsuhdepyörään liittyvät sopimusehdot täyttyvät. Työntekijällä on toimivalta polkupyöräänsä liittyvien päätösten ja ilmoitusten tekemiseen suoraan Epassille. Työntekijä vastaa hallussaan olevasta työsuhdepolkupyörästä aiheutuvista kustannuksista kuten pyöräetuuteen kuulumattomista lisäosista ja -varusteista, pyörän huolto- ja korjauskustannuksista sekä kuluneiden, tuhoutuneiden tai hävinneiden osien vaihtamisesta uusiin osiin myyjän ja valmistajan antamien ohjeiden mukaisesti. Työntekijä on velvollinen korvaamaan Työnantajalle sellaiset Työnantajan maksamat työsuhdepolkupyörästä aiheutuvat kustannukset, jotka kuuluvat tämän dokumentin mukaan Työntekijän vastuulle. Tällaisia kuluja ei kuitenkaan ole Epassin toimisto- ja käsittelykulut.


4. Pyörän vakuuttaminen
Työsuhdepolkupyörä on vakuutettu vahinkojen ja varkauksien varalle, vakuutusehdot saa kysymällä Epassilta. Käyttäjä vastaa itse aina vakuutuksen omavastuuosuudesta. Vahingon tai varkauden sattuessa Työntekijä on velvollinen ilmoittamaan vahingosta Epassille ja vakuutusyhtiölle. Käyttäjän tulee itse vastata mahdollisista muista vakuutuksista tai esim. tarkistettava kotivakuutuksensa kattavuus. Vakuutuksen ja omavastuun korvausvelvollisuus on ensisijaisesti Työntekijällä, ellei Työnantaja ja Työntekijä keskenään toisin sovi. Tarkat vakuutusehdot saa erikseen pyydettäessä. Vakuutusehdot tiivistettynä:
  • Pyörä tulee olla lukittuna asianmukaisesti;
  • Vakuutus ei korvaa vahinkoa, joka on seurausta huollon laiminlyönnistä;
  • Vakuutus on voimassa Suomen rajojen sisäpuolella. Pyörää voi käyttää ulkomailla, mutta vahinkotilanteissa Käyttäjä on itse vastuussa vahingoista, joten Epassi suosittelee lisävakuutusta;
  • Vakuutus korvaa varkaus, palo ja rikkoutumisvahingot vakuutusehtojen mukaisesti; ja
  • Omavastuu 300 € / vahinko.


5. Työsuhdepyörän huoltaminen

Pyörän ostohetkellä pyörään voi ostaa EpassiBIKE-huoltopaketteja, jolloin huollot tulevat osaksi luontoisetupakettia. Työntekijä vastaa itse vuokrakohteen ylläpidosta, huollosta ja korjauksista sekä kuluneiden, tuhoutuneiden tai hävinneiden osien vaihtamisesta uusiin osiin myyjän ja valmistajan antamien ohjeiden mukaisesti, sekä vastaa Pyörän käyttöajan huomioon ottaen, että Pyörä on käyttöikään nähden normaalissa kunnossa, tarkoitukseensa sopiva ja turvallinen. Kuluneiden, tuhoutuneiden tai hävinneiden Pyörän osien tilalle tai muusta syystä vaihdetut tai hankitut uudet osat tulevat Rahoitusyhtiön / Epassin omistukseen, kun ne on kiinnitetty Pyörään.


6. Työsuhdepyörän vuokra-ajan päättäminen

Työntekijä saa päättää palauttaako vai lunastaako pyörän vuokrakauden lopussa. Työntekijän on kirjallisesti (bikes@epassi.fi) ilmoitettava, joko Pyörän palauttamisesta, tai lunastamisesta vähintään kuukautta ennen vuokra-ajan päättymistä, mikäli tätä ilmoitusta ei ole tehty, vuokra-aika jatkuu automaattisesti aina kuukauden kerrallaan eteenpäin. Mikäli Työnantajalle aiheutuu kustannuksia Työntekijän laiminlyönnistä, Työnantajalla on oikeus vähentää pyöräetuuden arvo Työntekijän palkasta siihen asti, kunnes Työntekijä on täyttänyt tässä kohdassa tarkoitetun ilmoitusvelvollisuutensa.


6.1. Pyörän palauttaminen

Mikäli Työntekijä haluaa palauttaa pyörän, sopimuksen tai vuokra-ajan päätyttyä Työntekijä on velvollinen omalla kustannuksellaan toimittamaan vuokrakohteen Epassin osoittamaan paikkaan Suomessa, ellei muuta ole kirjallisesti sovittu. Mikäli Työntekijä ei ole palauttanut vuokrakohdetta päättymispäivänä, Vuokra-aika jatkuu automaattisesti kuukauden kerrallaan eteenpäin, kunnes Pyörä on palautettu. Mikäli Työnantajalle aiheutuu kustannuksia Työntekijän palautusvelvollisuuden laiminlyönnistä, Työnantajalla on oikeus vähentää pyöräetuuden arvo kuukausittain Työntekijän palkasta siihen asti, kunnes Työntekijä on täyttänyt tässä kohdassa tarkoitetun velvollisuutensa, tai vaihtoehtoisesti palauttaa Työntekijän pyörän Työntekijän kustannuksella Epassin osoittamaan paikkaan. Työntekijä on velvollinen vuokrakohdetta palauttaessaan luovuttamaan sen huollettuna ja käyttöajan huomioon ottaen tavanomaisessa toimintakunnossa. Epassi on myös oikeutettu itse noutamaan vuokrakohteen ja saattamaan sen palautuskriteeristön esittämään kuntoon Työntekijän kustannuksella.

Palauttaessa pyörän, Työntekijä sitoutuu, että seuraavat kriteerit täyttyvät:

  • Pyörä on huollettu ja kulutusosat vaihdettu komponentti valmistajien, pyörän valmistajien sekä pyörän myyjien ohjeiden ja huolto-ohjelmien mukaisesti. Todistusvastuu tästä on Työntekijällä kiistatapauksissa.
  • Runko, etuhaarukka ja ohjaustanko ovat suoria, eikä niissä ole tavanomaisesta poikkeavaa kulumaa;
  • Pyörän vanteissa ei ole tavanomaisesta poikkeavaa kulumaa, eikä pinnoja ole poikki;
  • Hallintalaitteet (jarrukahvat, vaihteet, sähköpyörän näyttö ja ohjaimet) ovat ehjät ja toimintakuntoiset;
  • Voimansiirto on tavanomaisessa kunnossa;
  • Jarrut ovat toimintakuntoiset huomioiden tavanomaisen kuluman;
  • Renkaat ovat ehjät ja toimintakuntoiset huomioiden tavanomaisen kuluman; ja
  • Sähköpyörän ollessa kyseessä, sähköavustus ja sen ohjaustoiminnot ovat tavanomaisessa kunnossa ja erityisesti:
    • Akun jäljellä oleva kapasiteetti on vähintään 75%; ja
    • Virtalähde ja mahdolliset avaimet ovat mukana.


6.2. Pyörän lunastaminen vuokra-ajan päätyttyä

Vuokrakauden päättymisen tai sopimuksen päättymisen muun syyn vuoksi ja kun Asiakas ja Työntekijä on täyttänyt kaikki sopimuksen mukaiset velvollisuutensa. Polkupyörän lunastushinta on aina 5 prosenttia (5%) pyöräpaketin hankintahinnasta.
Pyöränmyynti tapahtuu vapaasti siellä missä se vuokra-ajan päättymispäivänä sijaitsee siinä kunnossa kuin se silloin on ilman minkäänlaisia Epassin antamia takuita tai vastuita sen kunnosta tai mistään muustakaan ominaisuudesta. Mikäli loppulunastushintaa ei ole maksettu Vuokra-ajan päättymispäivään mennessä, Vuokra-aika jatkuu automaattisesti kuukauden kerrallaan eteenpäin, kunnes maksu on suoritettu. Mikäli Työnantajalle aiheutuu kustannuksia Työntekijän ilmoitusvelvollisuuden laiminlyönnistä, Työnantajalla on oikeus vähentää pyöräetuuden arvo kuukausittain Työntekijän palkasta siihen asti, kunnes Työntekijä on täyttänyt tässä kohdassa tarkoitetun ilmoitusvelvollisuutensa.


6.3. Pyörän sopimuksen päättäminen kesken Vuokrakauden

Pyörän lunastus/palautus kesken Vuokrakauden (jäljempänä ”Kaudenaikainen Keskeytys”);

- Lunastushinta on sopimuksen päättymispäivänä kaikkien jäljellä olevien vuokrajaksojen maksamattomien vuokrien yhteismäärän, sekä loppulunastushinnan, tai ilman loppulunastushintaa, mikäli pyörän haluaa palauttaa.
- Lunastus- / palautuspäivä on aina vuokrajakson viimeinen päivä.
- Lunastuksesta / palautuksesta on ilmoitettava Epassille viimeistään kuukautta ennen lunastus- / palautuspäivää.

Työsuhteen päättyessä tai keskeytyessä Työnantajan aloitteesta tuotannollisista ja taloudellisista syistä Työntekijällä on oikeus lunastaa Pyörä itselleen ”Kaudenaikaisella Keskeytys” menettelyllä. Mikäli Työntekijä ei halua lunastaa pyörää itselleen, siirtyy pyörä Työnantajalle, ja Työnantajalla on oikeus osoittaa Pyörälle uusi Käyttäjä, jättää pyörä yhteiskäyttöön tai lunastaa pyörä ”Kaudenaikaisella Keskeytys” menettelyllä. Työsuhteen päättyessä tai keskeytyessä Työntekijän aloitteesta tai Työntekijän aiheuttaman työsuhteen purkamisesta Työntekijällä on velvollisuus päättää Vuokrakausi ”Kaudenaikainen Keskeytys” menettelyllä ja näin esimerkiksi lunastaa pyörä itselleen. Mikäli Työntekijä siirtyy uudelle Työnantajalle, voi Työntekijä pyytää Epassilta Pyörän siirtoa (Katso pykälä; ”Pyörän siirto uudelle Työnantajalle”)


6.4. Pyörän siirto uudelle työnantajalle

Mikäli Työntekijä siirtyy uuden työnantajan palvelukseen voi Työntekijä tehdä siirtopyynnön Pyörästä uudelle Työnantajalle bikes@epassi.fi osoitteeseen tai Epassin asiakaspalveluun vähintään kuukautta ennen siirtoa. Siirtopyynnössä tulee esittää uuden työnantajan yhteyshenkilö ja yhteystiedot sekä mahdolliset muut Epassin pyytämät tiedot. Epassi käy neuvottelut siirrosta Työntekijän puolesta. Käytännössä siirto uudelle työnantajalle on Työntekijän kannalta aina taloudellisesti paras vaihtoehto. Siirtoon liittyviä huomioitavia seikkoja:

- Työntekijän täytyy tehdä ilmoitus siirtopyynnöstä Epassille viimeistään kuukautta ennen siirtoa;
- Siirron edellytyksenä on, että uusi Työnantaja tekee sopimuksen Epassin kanssa (Palveluun liittyminen on uudelle työnantajalle ilmaista);
- Siirrosta voi aiheutua kuluja ja esim. sopimuskauden pituus ja vuokrakauden sekä rahoituslaitoksen kulut voivat muuttua. Epassi perii siirrosta hinnaston mukaisen veloituksen;
- Työntekijälle ja uudelle työnantajalle toimitetaan vahvistus, kun pyöräetu ja vuokra on onnistuneesti siirretty uudelle työnantajalle; ja
- Huomioi, että uuden Työnantajan pyöräetu voi poiketa nykyisen Työnantajan Pyöräedusta.


7. Sopimuksen purkaminen

Epassilla on oikeus purkaa Pyöräetusopimus, mikäli Työnantaja ei suoriudu velvoitteista Epassia tai tämän yhteistyökumppaneita kuten rahoitus- tai vakuutusyhtiöitä kohtaan.

 

8. Työnantajan tekemät muutokset

Työntekijä ymmärtää, että Työnantajalla on oikeus tehdä muutoksia pyöräetupolitiikkaan ja täten yrityskohtaiset ehdot voivat erota oleellisesti tai osittain tämän dokumentin ehdoista. Hyväksymällä tämän politiikan Työntekijä vakuuttaa, että on tutustunut Työnantajan tähän politiikkaan mahdollisesti tekemiin muutoksiin ja hyväksyy ne.

 

9. Työntekijän poissaolot

Luontoisetu pysyy normaalisti voimassa äitiys-, isyys- ja vanhempainvapaan ajalta ja muiden vapaiden ja poissaolojen ajan, siltä ajalta, kun Työntekijä saa palkkaa, jollei Työntekijä ja Työnantaja toisin sovi.

Vuorotteluvapaan, hoitovapaan, opintovapaan ja muissa vastaavissa tapauksissa, jolloin ei ole työskentelyvelvollisuutta, eikä Työntekijä saa palkkaa ja keskeytys on 6 kuukautta tai alle, Työntekijä maksaa kuukausittaisen vuokrahinnan Työnantajalle ja Polkupyöräetu jatkuu normaalisti tai se voidaan pidättää viimeisestä palkasta ennen poissaoloa. Mikäli poissaolosta tulee alkuperäistä arvioita pidempi, niin ylimenevältä ajan osalta pidätys voidaan tehdä paluun jälkeisestä ensimmäisestä palkasta. Vaihtoehtoisesti Työntekijä voi päättää Vuokrajakson ”Kaudenaikainen Keskeytys”-menettelyllä.

Pidempi poissaolo tai työn keskeytys, kun keskeytys on yli 6 kuusi kuukautta: Työntekijä päättää Vuokrakauden ”Kaudenaikainen Keskeytys”-menettelyllä. Halutessaan Työntekijä voi sopia Työnantajan kanssa kuukausittaisen vuokrahinnan maksamisesta Työnantajalle. Mikäli menettely sopii Työnantajalle, niin silloin Polkupyöräetu jatkuu, niin kauan kunnes maksukäytäntö on voimassa. Tästä menettelystä sovitaan aina tapauskohtaisesti. Työnantaja voi pidättää kustannukset Työntekijän viimeisestä palkasta ennen poissaoloa. Mikäli poissaolosta tulee alkuperäistä arvioita pidempi, niin ylimenevältä ajan osalta pidätys voidaan tehdä paluun jälkeisestä ensimmäisestä palkasta.


10. Muut tilanteet ja huomioitavat asiat

Jos Työntekijä saa sekä työsuhdematkalipun että polkupyöräedun, niiden verovapaa määrä voi olla yhteensä korkeintaan 3 400 euroa (tämänhetkisen verotusedun mukaan). Työnantajan antama Pyöräetu vähentää siten työsuhdematkalipun verovapaata enimmäismäärää. Polkupyöräedun edellytyksenä on vakituinen työsuhde tai palvelusuhde, joka kestää luontoisetupyörän leasing-ajan. Pyörän voi tilata vasta koeajan päätyttyä, mikäli toisin ei sovita. Polkupyöräedun luontoisedun arvo huomioidaan ylityökorvauksia ja lomarahoja laskettaessa.

Tämänhetkisen tiedon mukaan eläke- työttömyys- ja tapaturmavakuutusmaksut lasketaan Työntekijän palkasta, josta ei ole vähennetty Pyöräetuuden arvoa. Kodin ja työpaikan matkoihin kohdistuvien työmatkavähennysten osalta verottajan kanta on toistaiseksi epäselvä.

Epassilla on oikeus tehdä muutoksia palveluun pakottavista syistä, tällaisia pakottavia syitä voi olla esim. Verohallinnon tekemät muutokset.

11. Ehtojen hyväksyminen

Olen lukenut ja ymmärtänyt nämä ohjeet ja sitoudun Pyöräedun Käyttäjänä niitä noudattamaan. Olen tutustunut Työantajani mahdollisesti tähän politiikkaan tekemiin muutoksiin ja hyväksyn ne. Valtuutan Työnantajani tekemään tässä asiakirjassa tarkoitetut Polkupyöräetuuteen liittyvät mahdolliset kuluvähennykset suoraan palkastani täysimääräisesti, osittain tai muulla Työnantajan kanssa sovitulla tavalla.

 

Versionumero

Muutoksen kuvaus

Päiväys

1.0

Asiakirja luotu

 13.6.2022

1.1

Asiakirja päivitetty (vakuutuksen omavastuu)

10.1.2023

1.2

Asiakirja päivitetty (palautuskriteeristö)

25.1.2023

epassibike.fi

Joskus helpoin on se paras.